Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst maakt op grond van artikel 1 lid 11 van de Algemene Voorwaarden UptimePilot (versie 1.1, 27 oktober 2026) standaard deel uit van de Overeenkomst tussen Virtio ICT B.V., handelend onder de naam UptimePilot (KvK 76181553), hierna "UptimePilot", en de Klant. Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de Algemene Voorwaarden; "AVG" is de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).

Artikel 1. Rollen en onderwerp

1. Voor persoonsgegevens die UptimePilot uitsluitend ten behoeve van de Klant verwerkt, treedt UptimePilot op als verwerker. Indien de Klant zelf verwerker is namens een Eindklant die verwerkingsverantwoordelijke is, treedt UptimePilot op als subverwerker. De Klant staat ervoor in dat hij bevoegd is UptimePilot als subverwerker in te schakelen en dat daarvoor de vereiste toestemming of algemene machtiging van de betreffende verwerkingsverantwoordelijke is verkregen.

2. Onderwerp, duur, aard en doel van de verwerking, de soorten persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen staan in Bijlage 1.

3. Deze overeenkomst duurt zolang UptimePilot persoonsgegevens ten behoeve van de Klant verwerkt, en in ieder geval tot de verwijdering van artikel 10 is voltooid.

Artikel 2. Instructies

1. UptimePilot verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant. Als instructies gelden: de Overeenkomst, deze Verwerkersovereenkomst, de door de Klant goedgekeurde Policies en Allowlist, Goedkeuringen, en instellingen die de Klant in het Platform vastlegt. Aanvullende instructies worden Schriftelijk gegeven. Gedocumenteerde instructies omvatten tevens eventuele instructies betreffende doorgiften van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

2. UptimePilot informeert de Klant onverwijld als een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving. UptimePilot mag de uitvoering van die instructie opschorten totdat de Klant haar heeft bevestigd of ingetrokken.

3. Is UptimePilot op grond van een wettelijke verplichting gehouden persoonsgegevens te verwerken of te verstrekken, dan informeert zij de Klant vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

Artikel 3. Vertrouwelijkheid en personeel

1. UptimePilot verplicht de personen die onder haar gezag persoonsgegevens verwerken tot geheimhouding en beperkt de toegang tot die personen voor wie toegang noodzakelijk is.

2. Artikel 15 van de Algemene Voorwaarden geldt onverkort.

Artikel 4. Beveiliging

1. UptimePilot treft de in Bijlage 2 beschreven technische en organisatorische maatregelen en houdt die in stand, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking en de risico's voor betrokkenen (artikel 32 AVG).

2. UptimePilot mag de maatregelen wijzigen, mits het beveiligingsniveau niet wezenlijk daalt. Op verzoek verstrekt UptimePilot een actuele beschrijving. Wijzigingen die betrekking hebben op uitdrukkelijk overeengekomen kernmaatregelen, waaronder MFA voor beheertoegang, versleuteling van back-ups en verwerking binnen de EER, mogen niet leiden tot afwijking van die toezeggingen zonder voorafgaande Schriftelijke overeenstemming.

3. De Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging van de Klantomgeving, het Service-account en de toegangsgegevens van Gebruikers (artikel 16 lid 3 AV), en beoordeelt zelf of de maatregelen van Bijlage 2 passend zijn voor de persoonsgegevens die via de Agent kunnen worden verwerkt.

Artikel 5. Subverwerkers

1. De Klant verleent UptimePilot algemene toestemming voor het inschakelen van de in Bijlage 3 geïdentificeerde subverwerkers. UptimePilot houdt een actuele lijst bij met ten minste de naam, vestigingsplaats, aard van de dienstverlening en relevante verwerkingslocaties van iedere subverwerker. UptimePilot schakelt uitsluitend subverwerkers in die binnen de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd en de betreffende persoonsgegevens binnen de EER verwerken, tenzij de Klant vooraf uitdrukkelijk Schriftelijk anders heeft ingestemd en aan de toepasselijke AVG-vereisten is voldaan.

2. UptimePilot kondigt een voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker ten minste dertig dagen vooraf Schriftelijk aan. De Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Komen partijen niet tot een oplossing, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder dat vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode daarna verschuldigd blijven.

3. UptimePilot legt aan iedere subverwerker verplichtingen op die ten minste gelijkwaardig zijn aan die uit deze overeenkomst en blijft jegens de Klant verantwoordelijk voor de nakoming door de subverwerker.

Artikel 6. Rechten van betrokkenen en bijstand

1. UptimePilot verleent de Klant, met inachtneming van de aard van de verwerking en voor zover redelijkerwijs mogelijk, bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (artikelen 15 tot en met 22 AVG). Verzoeken die rechtstreeks bij UptimePilot binnenkomen, stuurt zij onverwijld door aan de Klant en beantwoordt zij niet zelfstandig, tenzij de Klant dat instrueert.

2. UptimePilot verleent de Klant op verzoek bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij voorafgaande raadpleging van de toezichthouder (artikelen 35 en 36 AVG), voor zover de benodigde informatie bij UptimePilot berust. UptimePilot verleent tevens de bijstand die op grond van artikel 28 lid 3 onder f AVG redelijkerwijs vereist is bij de nakoming van de verplichtingen uit artikelen 32 tot en met 34 AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover UptimePilot beschikt.

3. Bijstand die verder gaat dan het verstrekken van beschikbare informatie wordt verricht tegen de tarieven van artikel 9 lid 3 van de Algemene Voorwaarden. Eventuele aanvullende kosten worden vooraf inzichtelijk gemaakt en mogen de nakoming van wettelijke verplichtingen niet verhinderen.

Artikel 7. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

1. UptimePilot informeert de Klant zonder onredelijke vertraging nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de verwerking ten behoeve van de Klant raakt, en uiterlijk binnen 48 uur na dat moment. Indien nog niet alle informatie beschikbaar is, volgt een voorlopige melding die zo spoedig mogelijk wordt aangevuld.

2. De melding bevat, voor zover op dat moment bekend: de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevensrecords, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen of voorgestelde maatregelen en een contactpunt. Informatie die later beschikbaar komt, wordt nagestuurd.

3. De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van de verwerkingsverantwoordelijke en, voor zover op hem van toepassing, voor het nakomen van zijn eigen meldverplichtingen. De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of melding aan de toezichthouder of betrokkenen noodzakelijk is. UptimePilot verleent de daarvoor redelijkerwijs noodzakelijke bijstand.

4. Partijen werken samen aan het beperken van de gevolgen en documenteren de inbreuk ieder in de eigen administratie.

Artikel 8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

UptimePilot verwerkt de persoonsgegevens, inclusief back-ups, uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte en geeft ze niet door aan een land daarbuiten zonder voorafgaande Schriftelijke instemming van de Klant en zonder passende waarborgen in de zin van hoofdstuk V AVG. Onder doorgifte wordt mede verstaan het toegankelijk maken van persoonsgegevens voor ontvangers buiten de EER, waaronder toegang op afstand, voor zover dit onder hoofdstuk V AVG als doorgifte kwalificeert.

Artikel 9. Verantwoording en audit

1. UptimePilot stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van artikel 28 AVG aan te tonen, in eerste instantie via de beschrijving van Bijlage 2, beschikbare rapportages en antwoorden op redelijke vragen.

2. De Klant mag, zelf of via een onafhankelijke en aan geheimhouding gebonden auditor, audits en inspecties uitvoeren voor zover noodzakelijk om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Reguliere audits vinden in beginsel niet vaker dan eenmaal per twaalf maanden plaats en worden ten minste dertig dagen vooraf aangekondigd. Deze beperkingen gelden niet wanneer een aanvullende audit redelijkerwijs noodzakelijk is wegens een ernstig beveiligingsincident, concrete aanwijzingen van niet-naleving of een wettelijke verplichting. Audits worden zodanig uitgevoerd dat de beveiliging en dienstverlening aan andere klanten niet onnodig worden verstoord.

3. Bevindingen worden met UptimePilot gedeeld; UptimePilot herstelt gegronde tekortkomingen binnen een redelijke termijn.

Artikel 10. Einde van de verwerking

1. Na beëindiging van de dienstverlening verwijdert UptimePilot, naar keuze van de Klant, alle persoonsgegevens die zij ten behoeve van de Klant verwerkt of geeft zij deze aan de Klant terug, tenzij toepasselijk recht bewaring verplicht. De Klant maakt deze keuze uiterlijk bij beëindiging van de Overeenkomst bekend. Indien de Klant geen keuze maakt, stelt UptimePilot de gegevens gedurende dertig dagen beschikbaar voor export en verwijdert zij deze vervolgens overeenkomstig het overeengekomen verwijderingsschema. Bestaande kopieën worden eveneens verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplichten en technisch noodzakelijke back-upcycli. Gegevens in back-ups worden tot definitieve verwijdering afgeschermd van regulier gebruik en uitsluitend hersteld indien dit noodzakelijk is voor beveiliging of continuïteit.

2. Op verzoek bevestigt UptimePilot de verwijdering Schriftelijk.

Artikel 11. Aansprakelijkheid en kosten

1. Artikel 21 van de Algemene Voorwaarden geldt ook voor de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst. Deze contractuele aansprakelijkheidsregeling laat rechtstreeks uit de AVG voortvloeiende rechten van betrokkenen en bevoegdheden van toezichthoudende autoriteiten onverlet.

2. Iedere partij draagt in beginsel de door een bevoegde toezichthouder aan haar opgelegde bestuurlijke boetes. Een eventuele onderlinge verhaalsvordering wordt beoordeeld overeenkomstig het toepasselijke recht en de aansprakelijkheidsregeling van de Overeenkomst, voor zover wettelijk toegestaan.

3. De verplichtingen uit deze overeenkomst zijn in de vergoeding voor het Platform begrepen, met uitzondering van artikel 6 lid 3 en artikel 9 lid 2.

Artikel 12. Rangorde, toepasselijk recht

1. Voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de Klant gaat deze Verwerkersovereenkomst voor op de overige contractdocumenten, voor zover noodzakelijk om de daarin vastgelegde verplichtingen en toepasselijk dwingend recht na te komen (artikel 2 lid 4 AV). Afwijkingen van deze Verwerkersovereenkomst zijn uitsluitend geldig indien zij uitdrukkelijk Schriftelijk zijn overeengekomen en verenigbaar zijn met toepasselijk dwingend recht.

2. Artikel 27 van de Algemene Voorwaarden is van toepassing.

Bijlage 1 — Beschrijving van de verwerking

• Onderwerp: het leveren van het Platform voor detectie, besluitvorming en remediation in de Klantomgeving.
• Duur: de looptijd van de Overeenkomst, plus de termijnen van artikel 10.
• Aard: verzamelen via de Agent, opslaan, analyseren, tonen aan Gebruikers, vastleggen (audit trail), verwijderen.
• Doel: het signaleren van afwijkingen in de Klantomgeving, het voorstellen en — binnen Policies en Allowlist — uitvoeren van handelingen, en het vastleggen daarvan.
• Soorten persoonsgegevens: (a) gegevens van Gebruikers: naam, zakelijk e-mailadres, rol, aanmeld- en handelingslog; (b) gegevens die in systeem- en gebeurtenisgegevens uit de Klantomgeving kunnen voorkomen: gebruikersnamen en accountnamen, hostnamen, IP-adressen, bestandspaden, logregels. UptimePilot verzamelt geen inhoud van bestanden of berichten, tenzij een door de Klant goedgekeurde Policy dat uitdrukkelijk vereist.
• Categorieën betrokkenen: medewerkers en Gebruikers van de Klant; medewerkers en eindgebruikers van Eindklanten voor zover hun gegevens in de Klantomgeving voorkomen.
• Bijzondere persoonsgegevens: niet beoogd. De Klant richt Policies zo in dat bijzondere persoonsgegevens niet via de Agent worden verzameld.

De in deze Bijlage beschreven verwerking betreft uitsluitend persoonsgegevens die UptimePilot ten behoeve van de Klant verwerkt. Persoonsgegevens die UptimePilot voor eigen, zelfstandig bepaalde doeleinden verwerkt, vallen buiten deze Verwerkersovereenkomst en worden beschreven in de toepasselijke privacyverklaring.

Bijlage 2 — Technische en organisatorische maatregelen

1. Verbindingsmodel: uitsluitend uitgaande verbindingen vanuit de Agent naar het Platform; geen inkomende poorten, geen VPN of SSH vanuit UptimePilot naar de Klantomgeving. Versleuteling in transit (TLS).

2. Credentials: UptimePilot slaat geen toegangsgegevens van de Klantomgeving op; de Agent draait onder een door de Klant beheerd Service-account met minimale rechten. Authenticatiemiddelen voor de communicatie tussen Agent en Platform worden passend beveiligd, met maatregelen voor uitgifte, intrekking en vervanging.

3. Begrenzing: handelingen uitsluitend binnen door de Klant goedgekeurde Policies en Allowlist; noodstop per Klantomgeving; rate limiting.

4. Vastlegging: iedere handeling, Goedkeuring en wijziging wordt gelogd met tijdstip en identiteit; bewaring ten minste twaalf maanden; logs raadpleegbaar voor de Klant.

5. Toegang: toegang van UptimePilot-medewerkers tot klantgegevens op need-to-know-basis, met persoonlijke accounts; meervoudige authenticatie is verplicht voor alle beheertoegang tot het Platform; beheerhandelingen worden gelogd.

6. Platforminfrastructuur: gehost binnen de Europese Economische Ruimte bij subverwerkers als bedoeld in Bijlage 3; gescheiden productie- en testomgevingen; back-ups dagelijks, versleuteld opgeslagen, bewaartermijn dertig dagen, uitsluitend binnen de EER.

7. Kwetsbaarhedenbeheer: periodieke updates van Platform en Agent; ondersteuning van verouderde Agent-versies eindigt met aankondiging (artikel 7 lid 3 AV). Kritieke beveiligingskwetsbaarheden worden op basis van hun ernst, exploitatiemogelijkheid en risico voor het Platform geprioriteerd en binnen een passende termijn verholpen of gemitigeerd.

8. Organisatie: geheimhoudingsplicht personeel; incidentprocedure met melding aan de Klant (artikel 7); beschrijving op verzoek beschikbaar; ketenbeveiliging (artikel 16 lid 5 AV).

Bijlage 3 — Subverwerkers en verwerkingslocaties

UptimePilot maakt voor de uitvoering van de dienstverlening gebruik van de onderstaande externe subverwerker.

Eigen infrastructuur. Virtio ICT B.V. beheert daarnaast eigen infrastructuur in Nederland voor onder meer e-mail en webdiensten. Virtio ICT B.V. is geen subverwerker van zichzelf. Deze infrastructuur wordt daarom afzonderlijk vermeld als eigen verwerkingslocatie.

Wijzigingen. UptimePilot houdt deze bijlage actueel en informeert de Klant ten minste dertig dagen vooraf over voorgenomen toevoegingen of vervangingen van subverwerkers overeenkomstig artikel 5 van de Verwerkersovereenkomst.

Overige leveranciers. Indien andere externe leveranciers toegang krijgen tot persoonsgegevens die UptimePilot ten behoeve van de Klant verwerkt, worden zij vóór hun inzet beoordeeld en, waar zij als subverwerker kwalificeren, aan deze bijlage toegevoegd.

Vorige versie: 1.0 (21 oktober 2026) (PDF). Die versie blijft beschikbaar voor lopende afspraken die ernaar verwijzen.